経営者は決算業務にかかる労力やコストをできるだけ抑えたいと考えるのが一般的です。しかし、決算業務にかける労力やコストを単純に削ってしまうと、正しい決算書ができず確定申告時や税務調査で問題になるだけでなく、正しい経営状態を把握することもできなくなってしまいます。そういった悩みを解決する手段の1つとしてクラウド会計の活用があります。そこで、クラウド会計を活用するメリットを3つご紹介します。
クラウド会計を使えば簿記がわからなくても決算業務ができる
クラウド会計システムは、パソコンなどに表示される処理ガイドに従って入力を進めていくことで、簡単に日々の決算処理が行えます。また、決算期には決算書を自動的に作成してくれます。ある程度の設定は必要ですが、その後は簿記がわからない担当者でも会計処理ができるようになるのです。
そのため、経理専任の担当者を置かず、他の業務を兼務して経理業務をすることも可能になります。システム導入コストは人件費と比較するとかなり安いのが一般的ですので、決算に関わるコストを大幅に下げられる可能性があるでしょう。また、入力した決算データから経営状況を分析してくれるツールが付いている場合もありますので、コスト削減だけでなく決算分析精度の向上も期待できる場合があります。
クラウド会計のシステムを利用すればパソコンでもスマホでも処理できる
クラウド会計以外にもパソコンソフトとしての会計システムは既にかなり出回っています。しかし、クラウド会計システムには大きな強みがあります。それは操作デバイスを選ばないという点です。
クラウド会計は、ネットにつながる端末であれば操作が可能ですので、外出中にスマホから処理することも可能です。また、データもクラウド上に保存されますので、データ流出などのセキュリティも主な部分はシステム提供会社が行いますのでシンプルな対策で済みます。決算処理端末を厳重なセキュリティを施した上で社内ネットワークにつなぐなどの対応をとる必要がありませんので、ネットワークコストやセキュリティーコストの削減にもつながる可能性があるでしょう。
クラウド会計は面倒なバージョンアップ作業が不要
パソコンソフトベースの会計システムを利用している場合は、税法改正や制度変更に対応するために、定期的にソフトのバージョンアップを行う必要があります。このバージョンアップの作業は面倒ですし、最悪の場合はバージョンアップを忘れて古いルールで間違った決算書を作成してしまうリスクもあります。
その点、クラウド会計を利用すれば、ソフトのバージョンアップはクラウドシステム提供会社がネット上のソフトをバーションアップするだけで完了します。つまり、利用者としては特に何も対応する必要がないのです。間違った処理をするリスクを下げ、バージョンアップの手間も省けるクラウド会計は、利用してみる価値があるでしょう。