法人であれ個人であれ、決算書を作る必要がありますので、まず決算書のベースとなる帳簿を作成することになります。また、法人であれば法人税、個人事業であれば所得税の税務調査についても備えておく必要があり、作成した帳簿は一定期間保存する義務があります。そこで、帳簿などの保存期間と税務調査についてご紹介します。
税務調査に必要な帳簿を保存しておく期間はどれぐらい？
税務署による税務調査は法人か個人かによって調査頻度は変わってきます。一般的には、法人の方が事業規模が大きいため、一定以上の規模の法人は、数年に1度は税務調査がスケジューリングされます。小規模な法人や個人事業の場合はほとんど税務調査がくることはありませんが、申告書が提出されていなかったり、過少申告の疑いがあったりする場合は調査が入る可能性があります。税務調査によって過去にさかのぼって課税される時効は通常は5年、悪質な脱税などの場合は7年とされていますので、帳簿の保存期間は7年と定められています。ただし、必ずしも書類で保存をする必要はなく、一定の要件を満たせば電子データでの保存も認められています。
脱税調査の場合と通常調査の場合では税務署のやり方が違う
個人事業の場合、税務調査の方法は青色申告か否かによって変わってきます。青色申告者は、帳簿を作成し領収書などの証憑も保存してあることが前提となっていますので、税務調査にあたっては、帳簿を確認し間違えがあれば理由を提示して指摘することになっています。しかし、青色申告者でない場合は、帳簿を無視して認定課税されることがあります。また、法人については、事前に調査時期の連絡が来て、過去数年分の書類のチェックを受けます。一般的には、直近の事業年度の分を確認し、問題がありそうな場合は過去にさかのぼって確認されます。脱税の疑いがある場合は、事前通告なしに突然調査が入ることもあり得ます。
確実に帳簿を保存するためにはクラウド会計の導入が効果的
税務調査で指摘を受けた場合、帳簿のどの部分が問題点として指摘されたのかがわかれば、当時の処理の状況を思い出して背景を説明することで、税務署に納得してもらえる可能性があります。そのため、帳簿は法定保存期間中、確実に保存しておく必要があるでしょう。書類として保存するのが大変な場合は、電子データで保存することになりますが、確実にバックアップをとる必要がありますので、かなり手間がかかります。しかし、クラウド会計を活用すれば、帳簿のデータのバックアップは自動的に行われますので、効率的に帳簿の保存ができるはずです。